Direct naar inhoud
REZA Legal
EN

← REZA AI Solutions

REZA AI Solutions // ClientFlow

REZA ClientFlow

Begeleide pilot

ClientFlow is bedoeld voor trainers, gyms en leefstijlpraktijken die leads binnenkrijgen via social media, hun site en mond-tot-mond, maar niet altijd snel genoeg reageren. Het idee: elke nieuwe aanvraag wordt opgevangen, netjes beantwoord en omgezet in een geplande kennismaking; en bestaande leden krijgen op tijd een signaal voordat ze afhaken. ClientFlow is binnen REZA end-to-end getest met realistische testgegevens; bij een praktijk start het als begeleide pilot.

Gym boutiques

Voor wie

Voor wie ClientFlow bedoeld is

  • Zelfstandige personal trainers en kleine trainerscollectieven met een wachtlijst aan interesse maar weinig opvolgtijd.
  • Gyms en studio's met een balie die tijdens lesuren niet aan de telefoon of DM's toekomt.
  • Leefstijl-, voedings- en fysiopraktijken die met intakegesprekken werken.
  • Ondernemers die merken dat leads afkoelen omdat het eerste antwoord uren of dagen duurt.

Het probleem

Het dagelijkse probleem dat dit oplost

  • Een lead stuurt 's avonds een DM; het antwoord komt de volgende middag en de interesse is weg.
  • Aanvragen komen binnen via Instagram, WhatsApp, e-mail en een formulier, zonder één plek waar ze samenkomen.
  • Kennismakingen inplannen kost een reeks heen-en-weer-berichten over beschikbaarheid.
  • Leden die minder gaan komen, vallen pas op als ze al hebben opgezegd.

Wat het doet

Wat ClientFlow voorbereidt of automatiseert

Alles hieronder is voorbereidend werk. Het systeem zet klaar; een medewerker beslist en verstuurt.

  • Opvangen van nieuwe leads uit alle kanalen in één overzicht, met de vraag en de bron erbij.
  • Direct een eerste, persoonlijk ogend antwoord klaarzetten of versturen volgens door de praktijk vastgestelde tekst.
  • Een kennismaking of proefles aanbieden op basis van de vrije momenten in de agenda.
  • Herinneringen klaarzetten voor de kennismaking, zodat no-shows dalen.
  • Signaleren welke leden hun gebruikelijke ritme loslaten, zodat de praktijk zelf contact kan opnemen.

Het proces

Het proces, stap voor stap

Elke stap is gemarkeerd: automatisch voorbereid, of een moment waarop een mens beslist of controleert.

AutomatischMenselijke controle

  1. Lead komt binnen

    Automatisch

    Een bericht via social media, WhatsApp, e-mail of het aanmeldformulier wordt geregistreerd als nieuwe lead met bron en vraag.

  2. Eerste reactie

    Automatisch

    Het systeem zet een eerste antwoord klaar in de vaste, vooraf goedgekeurde tekst, of verstuurt het direct als de praktijk daarvoor kiest.

  3. Toestemming en kwalificatie

    Menselijke controle

    Bij gezondheidsvragen controleert een medewerker of er toestemming is om die gegevens te verwerken en of de vraag past bij het aanbod.

  4. Kennismaking aanbieden

    Automatisch

    Op basis van de agenda stelt het systeem één of meer momenten voor een kennismaking of proefles voor.

  5. Afspraak bevestigen

    Menselijke controle

    De lead kiest een moment; een medewerker bevestigt en bereidt het gesprek voor.

  6. Herinnering

    Automatisch

    Het systeem zet een herinnering klaar voor de dag voor de afspraak.

  7. Kennismakingsgesprek

    Menselijke controle

    De trainer of behandelaar voert het gesprek, maakt de inschatting en doet het aanbod.

  8. Ledensignalen volgen

    Automatisch

    Voor bestaande leden signaleert het systeem een afwijkend bezoekritme en zet een intern seintje klaar.

  9. Persoonlijk contact

    Menselijke controle

    Een medewerker besluit of en hoe de praktijk contact opneemt met een lid dat dreigt af te haken.

Menselijke controle

Wat altijd een mens doet

  • Elke inhoudelijke inschatting over training, gezondheid, blessures of voeding.
  • Het bevestigen van afspraken en het voeren van het kennismakingsgesprek.
  • Het beoordelen of gezondheidsgegevens mogen worden verwerkt en vastgelegd.
  • Het besluit om een lid te benaderen dat minder vaak komt, en de toon van dat gesprek.
  • Elk commercieel aanbod, elke prijs en elke contractwijziging.

Statussen

Loading-, fout-, blocked- en approvalstatus

Elke aanvraag heeft op elk moment een zichtbare toestand. Dit is wat de ontworpen keten in elke toestand doet, en waar ze stopt en wacht op een mens.

Loading

Werk in uitvoering; het systeem bereidt iets voor.

  • Een nieuwe lead wordt geregistreerd en het eerste antwoord wordt samengesteld.

    De lead toont 'wordt verwerkt'. Kiest de praktijk voor automatisch versturen, dan gaat het bericht direct; anders staat het binnen enkele seconden als concept klaar.

  • Het systeem zoekt vrije momenten voor een kennismaking.

    De lead toont 'afspraakvoorstel in voorbereiding'. Lukt het niet binnen een ingestelde grens, dan komt er een melding voor de praktijk.

  • Een verstuurd bericht wacht op bezorg- of leesbevestiging.

    Status 'bericht onderweg'; de status verandert vanzelf bij bevestiging of mislukking.

Fout

Een stap is mislukt. Het systeem raadt niet; het geeft door aan een mens.

  • Een eerste antwoord kan niet worden afgeleverd (geblokkeerd nummer, gesloten DM).

    De lead krijgt de markering 'niet bereikbaar' en verschijnt in de opvolglijst met een verzoek om het via een ander kanaal te proberen.

  • De agenda-koppeling is tijdelijk niet beschikbaar.

    Het systeem blijft leads verzamelen en beantwoorden, maar zet geen afspraakvoorstellen klaar en meldt dat zichtbaar. Zodra de koppeling terug is, worden voorstellen alsnog gemaakt.

  • Een bericht van de lead is onleesbaar of onvolledig.

    Het systeem raadt niet. De lead wordt gemarkeerd 'handmatig oppakken' en gaat naar een medewerker.

Blocked

Tegengehouden tot een voorwaarde klopt, vaak omdat toestemming ontbreekt.

  • Een lead stelt een gezondheidsvraag en de toestemmingsstap is niet doorlopen.

    De lead wordt geblokkeerd met status 'geblokkeerd: geen toestemming'. Het systeem legt niets vast en verwerkt de vraag niet verder; een medewerker neemt het volledig over.

  • Een lead beschrijft een acute medische situatie of klacht.

    Alle geautomatiseerde opvolging wordt onmiddellijk geblokkeerd en de lead gaat met markering door naar een medewerker. Er wordt niets vastgelegd of geadviseerd.

  • De praktijk heeft de toestemmings- of kwalificatiestap nog niet gedaan.

    De lead staat op 'geblokkeerd: wacht op praktijk' met de wachttijd erbij, zodat opvolging niet blijft liggen.

Approval

Wacht op een menselijke goedkeuring voordat er iets naar buiten gaat.

  • Een eerste antwoord staat klaar en de praktijk werkt met controle vooraf.

    Status 'wacht op goedkeuring'. Een medewerker leest het concept na en verstuurt het; zonder die stap gaat er niets naar de lead.

  • Een afspraakvoorstel voor een kennismaking is samengesteld.

    Status 'wacht op bevestiging'. Een medewerker bevestigt de afspraak en bereidt het gesprek voor.

  • Het systeem signaleert een lid dat dreigt af te haken.

    Er komt alleen een intern seintje met status 'wacht op besluit'. Of en hoe de praktijk contact opneemt, bepaalt een mens; het systeem benadert het lid niet zelf.

Koppelingen

Benodigde toekomstige koppelingen

ClientFlow vervangt geen bestaande software. Het sluit aan op wat een organisatie al gebruikt. Welke koppelingen nodig zijn, hangt af van de situatie en wordt in een pilot bepaald.

  • Instagram- en Facebook-berichten (Meta) en een WhatsApp Business-nummer.
  • E-mail en het aanmeld- of contactformulier op de eigen site.
  • De agenda- of boekingssoftware van de praktijk.
  • Optioneel: het ledenadministratie- of check-in-systeem voor bezoekritme.
  • Optioneel: een e-mailplatform voor opvolgberichten.

Privacy & veiligheid

Privacy- en veiligheidsgrenzen

  • Gezondheidsgegevens worden alleen verwerkt met expliciete toestemming en alleen als dat voor de vraag nodig is.
  • Zonder geldige toestemming stopt de keten en neemt een medewerker het over; het systeem verwerkt de aanvraag dan niet verder.
  • Berichten en signalen worden niet langer bewaard dan nodig; termijnen worden per praktijk vastgelegd.
  • Gegevens van leads en leden worden niet gebruikt om modellen van derden te trainen.
  • Demonstraties gebruiken uitsluitend synthetische gegevens. In een pilot worden gegevens van uw leden pas verwerkt na een verwerkersovereenkomst.

Begeleide pilot

Hoe een begeleide pilot verloopt

Prijslogica: u betaalt op basis van een vooraf afgegeven urenraming, per fase goedgekeurd. Lopende kosten van koppelingen worden apart benoemd. Zonder uw schriftelijk akkoord geen kosten.

AutomatischMenselijke controle

  1. Kennismaking en afbakening

    Menselijke controle

    We bespreken één concreet proces, welke systemen u gebruikt en wat er buiten de pilot valt.

  2. Demonstratie met synthetische gegevens

    Automatisch

    U ziet de keten werken op verzonnen gegevens van een fictieve organisatie in uw branche. Er worden geen gegevens van u gebruikt.

  3. Urenraming en akkoord

    Menselijke controle

    U ontvangt vooraf een schriftelijke urenraming en de lopende kosten van koppelingen. Pas na uw akkoord begint het werk.

  4. Inrichting en verwerkersovereenkomst

    Menselijke controle

    Koppelingen worden ingericht nadat de verwerkersovereenkomst is getekend. Elke uitgaande actie wacht op goedkeuring door uw medewerker.

  5. Begeleide pilot

    Automatisch

    Het systeem bereidt voor, uw medewerker beslist. Wij volgen mee en passen regels aan waar dat nodig is.

  6. Evaluatie en besluit

    Menselijke controle

    Samen beoordelen we wat werkt en wat niet. U besluit of u doorgaat, aanpast of stopt.

Wat is aangetoond

Intern end-to-end getest met realistische testgegevens. Een medewerker keurt elke uitgaande stap goed.

Wat nog niet is aangetoond

Inzet bij een betalende klant. Daarom geen klantcases en geen resultaatcijfers op deze pagina.

Status

Huidige status: begeleide pilot

ClientFlow is binnen REZA end-to-end getest met realistische testgegevens, met een medewerker die elke stap goedkeurt. Bij een betalende klant draait het nog niet. Daarom leveren we ClientFlow nu als begeleide pilot: kleinschalig, met vooraf afgesproken scope, urenraming en stopmoment. Er zijn geen klantresultaten om te delen.

Pilot

Meedenken als pilotpartner

We starten ClientFlow bij één organisatie tegelijk, zodat we de pilot zelf kunnen begeleiden. In een kennismaking kijken we eerst of uw proces geschikt is.

Plan een kennismaking over een pilot →← Alle AI Solutions

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Stuurt ClientFlow zelf berichten naar mijn leads?
Alleen als u dat instelt, en alleen met teksten die u vooraf heeft vastgesteld. U kunt ook kiezen dat elk eerste antwoord als concept klaarstaat en een medewerker op verzenden drukt.
Geeft het systeem trainings- of gezondheidsadvies?
Nee. ClientFlow bereidt planning en opvolging voor. Elke inhoudelijke inschatting over training, blessures of voeding is en blijft mensenwerk.
Hoe gaat ClientFlow om met gezondheidsgegevens?
Terughoudend. Bij een gezondheidsvraag controleert een medewerker eerst of er toestemming is om die gegevens te verwerken. Zonder die toestemming zet het systeem de aanvraag stil en handelt een mens hem af.
Wat betekent 'interne pilot in voorbereiding'?
Leverbaar als begeleide pilot. ClientFlow is binnen REZA end-to-end getest met realistische testgegevens, met een medewerker die elke stap goedkeurt. Bij een betalende praktijk draait het nog niet; er zijn dus geen klantresultaten om te melden.
Kan ik meedoen aan een pilot met mijn eigen praktijk?
Nog niet. Zodra de interne pilot laat zien dat de keten veilig werkt, zoeken we praktijken die als eerste externe pilotpartner willen instappen. U kunt zich nu al aanmelden om als eerste benaderd te worden.
Deze pagina beschrijft een REZA AI Solutions-product dat als begeleide pilot wordt geleverd. Scope, prijs en voorwaarden worden per organisatie schriftelijk vastgelegd. Dit is geen juridisch advies voor uw situatie. REZA Legal is geen advocatenkantoor.