Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens

Verwerkingsverantwoordelijke in de zin van artikel 4, onder 7, van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is Roberto Djaló, eenmanszaak, handelend onder de naam REZA Legal.

• Vestigingsadres: Stadsring 201, 3817 BA Amersfoort, Nederland
• E-mail: info@rezalegal.nl
• Website: rezalegal.nl

REZA Legal heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; dat is voor een onderneming van deze omvang en aard niet verplicht (artikel 37 AVG). Voor alle vragen over privacy kunt u rechtstreeks bij Roberto Djaló terecht via het e-mailadres hierboven.

2. Waarop deze verklaring van toepassing is

Deze verklaring geldt voor de verwerking van persoonsgegevens door REZA Legal via:

• de website rezalegal.nl, inclusief het intakeformulier, het contactformulier, de Situatiekaart, de kennisbank, de jurisprudentiebank, de begrippenlijst en het blog;
• de Recht & AI Reality Scan op scan.rezalegal.nl;
• de kennisbank en het klantportaal op reza-legal-app.vercel.app;
• e-mail en ander contact met REZA Legal;
• de uitvoering van opdrachten voor klanten.

Websites van anderen waarnaar wij verwijzen, zoals rechtspraak.nl, EUR-Lex of wetten.overheid.nl, vallen hier niet onder. Die hebben hun eigen privacyverklaring.

3. Overzicht: wat, waarom, op welke grondslag en hoe lang

4. Intakeformulier, contactformulier en e-mail

Vult u het intakeformulier of het contactformulier in, dan versturen wij de ingevulde gegevens per e-mail naar info@rezalegal.nl. U ontvangt daarna een korte ontvangstbevestiging op het e-mailadres dat u opgaf. Die bevestiging bevat uw ingevulde vrije tekst bewust niet: zo kan niemand via ons formulier berichten met eigen inhoud naar anderen laten sturen.

De volledige aanvraag, inclusief uw vrije tekst, staat alleen in de zakelijke mailbox van REZA Legal. Voor tijdige opvolging slaan wij in onze afgeschermde Lead Desk uitsluitend uw naam, e-mailadres, bedrijfsnaam en eventueel telefoonnummer op, samen met de herkomst en het tijdstip van uw aanvraag. De vrije tekst uit het formulier gaat niet naar de Lead Desk. Om misbruik te beperken, houdt de server uw IP-adres kort in het werkgeheugen bij om het aantal aanvragen per tien minuten te begrenzen; dat IP-adres wordt niet opgeslagen en verdwijnt uiterlijk na tien minuten.

Deel in een formulier of eerste e-mail geen gezondheidsgegevens, strafrechtelijke gegevens of andere bijzondere persoonsgegevens, en ook geen vertrouwelijke stukken. Is zulke informatie voor uw vraag nodig, dan bespreken wij in overleg hoe u die veilig aanlevert.

Leidt uw aanvraag niet tot een opdracht, dan verwijderen wij de aanvraag en de bijbehorende correspondentie uiterlijk 90 dagen na het laatste contact.

5. Recht & AI Reality Scan (scan.rezalegal.nl)

De Recht & AI Reality Scan op scan.rezalegal.nl is een online scan van REZA Legal. U beantwoordt acht vragen over het gebruik van AI in uw organisatie, interne afspraken, gegevens in AI-tools, terugkerend handwerk en uw planning. Op basis daarvan ziet u direct een indicatief profiel. De scan is indicatief en geen juridisch advies of definitieve compliance-beoordeling.

Uw antwoorden worden eerst alleen in uw browser gebruikt om het profiel te berekenen. Wilt u de volledige uitslag openen, dan vult u uw voornaam en e-mailadres in en geeft u toestemming voor de verwerking. Pas dan ontvangt REZA Legal de volgende gegevens:

• uw voornaam en e-mailadres;
• het berekende profiel: de profielnaam, de drie prioriteiten, de aanbevolen eerste actie en de voorgestelde vervolgstap;
• uw antwoordkeuzes en de scores per onderdeel (juridische grip, AI-gereedheid en operationele kans), omdat die nodig zijn om de uitslag te berekenen en een eventueel gesprek goed voor te bereiden;
• uw aangegeven planning en wat u als eerste helder wilt krijgen, zodat wij een passende vervolgstap kunnen voorstellen;
• via welke pagina of campagne u bij de scan kwam (UTM-gegevens en de naam van de verwijzende website) en een willekeurige sessiereferentie;
• uw toestemmingskeuzes, met de versie van de toestemmingstekst en het tijdstip.

Doel: u de uitslag tonen en per e-mail toesturen, en u persoonlijk kunnen opvolgen met een vervolgstap die past bij uw uitslag. Grondslag: uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG), die u in het formulier geeft. U kunt die toestemming altijd intrekken via info@rezalegal.nl; wij verwijderen uw gegevens dan.

De scan stuurt uw gegevens via een beveiligde server-naar-serverkoppeling naar de zakelijke mailbox van REZA Legal bij Zoho. U ontvangt daarna een eenmalige bevestiging met uw uitslag. Dat is geen nieuwsbrief. Voor opvolging bewaart onze afgeschermde Lead Desk alleen uw naam, e-mailadres, profielnaam, gekozen vervolgrichting, planning, brongegevens, sessiereferentie en toestemmingskeuzes. Uw losse antwoorden, scores en vrije tekst worden daar niet opgeslagen.

Berichten over relevante inzichten en aanbod ontvangt u alleen als u daarvoor het aparte, optionele vakje aanvinkt. Die toestemming staat los van uw uitslag en kunt u op elk moment intrekken.

Om te zien hoeveel mensen de scan starten, afronden en een uitslag openen, gebruikt de scan Vercel Web Analytics, zonder cookies. Daarbij worden alleen stappen, het soort profiel, de leadprioriteit en de gekozen route gemeten. Naam, e-mailadres, antwoorden of vrije tekst gaan nooit naar de statistieken.

Leidt de scan niet tot een opdracht, dan verwijderen wij uw gegevens uiterlijk 90 dagen na het laatste contact, tenzij een wettelijke plicht of een concrete klantrelatie een andere termijn rechtvaardigt. Wordt u klant, dan geldt de termijn voor dossiers. U kunt altijd inzage, correctie of verwijdering vragen (zie het artikel over uw rechten).

6. Situatiekaart

De Situatiekaart werkt volledig in uw eigen browser. Uw antwoorden worden niet naar REZA Legal verzonden en niet opgeslagen. Pas als u zelf kiest om het resultaat naar uzelf of naar REZA Legal te mailen, opent uw eigen e-mailprogramma een bericht dat u zelf verstuurt. Pas nadat u dat bericht verzendt, ontvangen wij het, en dan geldt artikel 4.

7. Opdrachten en dossiers

Wordt u klant, dan verwerken wij de gegevens die nodig zijn om de opdracht uit te voeren: uw contact- en bedrijfsgegevens, de informatie en documenten die u aanlevert, onze analyses en adviezen, correspondentie en facturatiegegevens. Een opdracht komt pas tot stand na een schriftelijke offerte of opdrachtbevestiging die u vooraf accepteert.

Dossiers bevatten soms persoonsgegevens van anderen dan uzelf, bijvoorbeeld van uw medewerkers, klanten of een wederpartij. Die gegevens ontvangen wij van u (artikel 14 AVG). Wij gebruiken ze alleen voor de opdracht. Bijzondere persoonsgegevens en persoonsgegevens van strafrechtelijke aard verwerken wij alleen als dat voor de opdracht strikt noodzakelijk is en de AVG en de Uitvoeringswet AVG dat toestaan, onder meer wanneer de verwerking nodig is voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (artikel 9, lid 2, onder f, AVG).

REZA Legal is geen advocatenkantoor. Wij behandelen alle klantinformatie vertrouwelijk, maar communicatie met REZA Legal valt niet onder het wettelijk verschoningsrecht van advocaten. Zie ook de disclaimer.

Dossiers, documenten en berichten bewaren wij tot 5 jaar na sluiting van het dossier. Factuur- en betalingsgegevens bewaren wij 7 jaar, omdat de fiscale bewaarplicht dat vereist. Een lopend geschil of een wettelijke verplichting kan een langere bewaring noodzakelijk maken; dan bewaren wij alleen wat daarvoor nodig is, en niet langer dan nodig.

8. Kennisbank en klantportaal

De kennisbank op reza-legal-app.vercel.app is openbaar en zonder account te gebruiken. Het klantportaal in dezelfde applicatie is alleen toegankelijk voor klanten met een account. Het portaal wordt gefaseerd in gebruik genomen.

Voor een portaalaccount verwerken wij uw naam, e-mailadres, uw rol (bijvoorbeeld klant of medewerker van een klant) en een versleuteld wachtwoord. Wij zien uw wachtwoord niet. Inlogpogingen en beveiligingsgebeurtenissen worden vastgelegd om misbruik te kunnen opsporen. De gegevens staan bij Supabase in een datacenter in de Europese Unie (Ierland). Toegang is per dossier afgeschermd: een klant ziet alleen zijn eigen dossiers, en interne notities van REZA Legal zijn voor klanten niet zichtbaar.

Het portaal bevat analysefuncties die gebruikmaken van een AI-model van Anthropic, zoals een risicoscan van een document. Gebruikt u zo'n functie, dan wordt de tekst die u laat analyseren naar Anthropic gestuurd om de analyse uit te voeren. Anthropic gebruikt die tekst op grond van zijn zakelijke voorwaarden niet om zijn modellen te trainen. Juridische verwijzingen in de uitkomst komen uitsluitend uit het geverifieerde bronnenregister van REZA Legal, niet uit het model zelf, en een uitkomst is een hulpmiddel voor een jurist, geen besluit over u.

De kennisbank meet bezoekersaantallen met Vercel Web Analytics. Dat gebeurt zonder cookies en zonder dat u over websites heen kunt worden gevolgd: een bezoek wordt herkend aan een tijdelijke, onomkeerbaar omgerekende code (een hash) die na 24 uur vervalt.

Een portaalaccount verwijderen wij uiterlijk 12 maanden na beëindiging van de opdracht. Voor de dossierinhoud in het portaal geldt de termijn uit artikel 7.

9. Websitestatistieken op rezalegal.nl

Bij uw eerste bezoek aan rezalegal.nl vragen wij of u statistieken toestaat. Alleen als u op 'Statistieken toestaan' klikt, laadt de website Google Analytics 4. Klikt u op 'Weigeren' of kiest u niets, dan wordt Google Analytics niet geladen en worden er geen statistiekcookies geplaatst.

Daarnaast telt deze website bezoeken met Vercel Web Analytics. Dat gebeurt zonder cookies en zonder andere opslag op uw apparaat: een bezoek wordt herkend aan een tijdelijke, onomkeerbaar omgerekende code (een hash) die na 24 uur vervalt. Wij zien alleen geaggregeerde cijfers, geen individuele bezoekers: bijvoorbeeld bezochte pagina's, de verwijzende website, het campagnelabel in een link, land, regio en stad en het soort apparaat. Wij vragen hiervoor geen toestemming; de grondslag is ons gerechtvaardigd belang om te weten hoe de website wordt gebruikt (artikel 6, eerste lid, onder f AVG).

Wij hebben Google Analytics zo privacyvriendelijk mogelijk ingesteld:

• Google-signalen en advertentiepersonalisatie staan uit; er worden geen advertentieprofielen gemaakt en de gegevens worden niet gekoppeld aan andere Google-diensten.
• Google Analytics 4 slaat volgens Google geen IP-adressen op; een regio wordt afgeleid en het IP-adres daarna verwijderd.
• Wij meten naast paginabezoeken alleen of iemand de Reality Scan, het intakeformulier of de contactpagina opent en een formulier verstuurt. De inhoud van formulieren gaat nooit naar Google.
• Gegevens worden 14 maanden in Google Analytics bewaard; de cookies vervallen na maximaal 13 maanden.

U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via 'Cookie-instellingen' onderaan elke pagina. Het meten stopt dan direct en de Google Analytics-cookies worden verwijderd. Intrekken heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking daarvoor (artikel 7, lid 3, AVG). Meer hierover staat in de cookieverklaring.

10. Hosting, beveiliging en logbestanden

De website en de applicatie worden gehost door Vercel. De serverfuncties van rezalegal.nl, waaronder de verwerking van formulieren, draaien in Frankfurt (Duitsland). Pagina's worden via het wereldwijde netwerk van Vercel geleverd, zodat een bezoeker uit Nederland in de regel door een server in Europa wordt bediend.

Bij elk verzoek aan een server worden technische gegevens verwerkt, zoals uw IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina en uw browsertype. Wij gebruiken die alleen om de dienst te leveren, storingen op te sporen en misbruik tegen te gaan. Technische logbestanden bewaren wij maximaal 30 dagen, security- en auditlogs maximaal 12 maanden.

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG), waaronder: versleutelde verbindingen (HTTPS), toegang tot gegevens alleen voor wie die nodig heeft, afscherming per dossier in het portaal, verwerkersovereenkomsten met alle verwerkers en spam- en misbruikdrempels op formulieren. Mocht er toch een datalek plaatsvinden, dan handelen wij volgens de artikelen 33 en 34 AVG.

11. Met wie wij gegevens delen

Wij schakelen voor de website, e-mail en het portaal de volgende partijen in. Zij verwerken persoonsgegevens uitsluitend in onze opdracht, als verwerker in de zin van artikel 28 AVG, op basis van een verwerkersovereenkomst.

Daarnaast verstrekken wij gegevens alleen aan derden als u daarom vraagt of daarmee instemt (bijvoorbeeld een specialist die wij in overleg met u inschakelen), of als een wettelijke verplichting ons daartoe dwingt. Wij verkopen geen gegevens.

12. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Waar een verwerker gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt of daar vandaan kan inzien, gebeurt dat alleen met een geldige grondslag uit hoofdstuk V van de AVG: een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (artikel 45 AVG), zoals het EU-VS Data Privacy Framework voor daaronder gecertificeerde Amerikaanse ondernemingen, of standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie (artikel 46, lid 2, onder c, AVG). Welke grondslag per partij geldt, staat in de tabel in artikel 11. Op verzoek geven wij u meer informatie over de gebruikte waarborgen.

13. Bewaartermijnen

Na afloop verwijderen wij de gegevens of maken wij ze onomkeerbaar anoniem. Een wettelijke bewaarplicht of een lopend geschil kan verwijdering voor de betreffende gegevens uitstellen, maar nooit langer dan nodig.

14. Geautomatiseerde besluitvorming

REZA Legal neemt geen besluiten over u die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden of die u anderszins in aanmerkelijke mate treffen (artikel 22 AVG). Wij maken geen profielen van bezoekers voor advertenties of besluitvorming. Het profiel uit de Recht & AI Reality Scan is een indicatieve uitslag op basis van uw eigen antwoorden; er wordt geen besluit over u op gebaseerd en een eventuele vervolgstap bespreekt een mens met u. De AI-functies in het portaal ondersteunen de beoordeling door een mens; zij vervangen die niet.

15. Uw rechten

U heeft op grond van de AVG de volgende rechten:

• Inzage: weten of en welke gegevens wij van u verwerken en een kopie daarvan ontvangen (artikel 15).
• Rectificatie: onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren (artikel 16).
• Wissing: uw gegevens laten verwijderen, tenzij wij ze moeten of mogen bewaren (artikel 17).
• Beperking: de verwerking tijdelijk laten stopzetten, bijvoorbeeld zolang een correctie wordt beoordeeld (artikel 18).
• Overdraagbaarheid: gegevens die u zelf heeft verstrekt in een gangbaar, machineleesbaar formaat ontvangen of laten doorsturen (artikel 20).
• Bezwaar: bezwaar maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 21).
• Intrekken van toestemming: op elk moment, met werking voor de toekomst (artikel 7, lid 3).

Stuur uw verzoek naar info@rezalegal.nl. Wij kunnen u vragen uw identiteit aan te tonen, zodat wij gegevens niet aan de verkeerde persoon verstrekken; stuur daarbij geen kopie van uw identiteitsbewijs zonder dat wij daarom vragen. Wij reageren zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen een maand. Bij een complex verzoek kan die termijn met twee maanden worden verlengd; dat laten wij u dan binnen de eerste maand weten (artikel 12, lid 3, AVG). Het uitoefenen van uw rechten is kosteloos.

Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, neem dan eerst contact met ons op; wij lossen het graag met u op. U heeft daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (artikel 77 AVG) of naar de rechter te stappen (artikel 79 AVG).

16. Moet u gegevens verstrekken?

U bent niet wettelijk verplicht ons persoonsgegevens te verstrekken. Zonder naam en e-mailadres kunnen wij een aanvraag echter niet beantwoorden, en zonder de gegevens die voor een opdracht nodig zijn, kunnen wij die opdracht niet uitvoeren.

17. Minderjarigen

Onze diensten zijn gericht op ondernemers, organisaties en volwassenen. Wij verwerken niet bewust gegevens van kinderen jonger dan 16 jaar zonder toestemming van een ouder of voogd (artikel 8 AVG en artikel 5 Uitvoeringswet AVG). Denkt u dat wij zulke gegevens hebben, neem dan contact met ons op; wij verwijderen ze dan.

18. Wijzigingen

Wij passen deze verklaring aan wanneer onze diensten of de regelgeving veranderen. De versie en de datum bovenaan laten zien wanneer de laatste wijziging is doorgevoerd. Bij wijzigingen die voor u wezenlijk zijn en waarvan wij uw contactgegevens hebben, informeren wij u vooraf.

Versie 2.4 van 4 oktober 2026: toegevoegd dat minimale contact- en herkomstgegevens van formulieren en de Reality Scan in de afgeschermde Lead Desk worden bewaard voor opvolging; vrije tekst, losse antwoorden en scores worden daar niet opgeslagen.

Versie 2.3 van 2 oktober 2026: correctie van de beschrijving van die statistieken (locatie tot op stadsniveau, geaggregeerde cijfers, bewaartermijn) en van de verwijzingen naar artikel 9 en 11. Versie 2.2 van 2 oktober 2026: de cookieloze bezoekersstatistieken van Vercel gelden nu voor de hele website (artikel 9).

Versie 2.1 van 24 september 2026: de Recht & AI Reality Scan op scan.rezalegal.nl is toegevoegd (artikel 5), met de gegevens die bij het openen van de volledige uitslag worden verwerkt, de bewaartermijn en de meting zonder cookies. De naam Quickscan is vervallen; het intakeformulier heet nu zo.

Versie 2.0 van 24 september 2026 vervangt versie 1 van 23 september 2026. Belangrijkste wijzigingen: formulieren worden nu rechtstreeks per e-mail verzonden, met ontvangstbevestiging; de kennisbank en het klantportaal zijn toegevoegd; ontvangers, doorgiftegrondslagen en bewaartermijnen zijn per verwerking uitgewerkt.