Direct naar inhoud
REZA Legal
EN

← REZA AI Solutions

REZA AI Solutions // SchedulerFlow

REZA SchedulerFlow

Begeleide pilot

SchedulerFlow is bedoeld voor bedrijven die van afspraken leven: kappers, schoonheidssalons, tandarts- en fysiopraktijken, dierenartsen. Het idee: gaten in de agenda worden zichtbaar gemaakt en gevuld door mensen van de wachtlijst gericht te benaderen, en no-shows worden verkleind met tijdige, vriendelijke herinneringen. De klant beslist; het systeem doet het voorwerk.

Salons, praktijken & afspraakbedrijven

Voor wie

Voor wie SchedulerFlow bedoeld is

  • Salons en praktijken met een agenda die de omzet bepaalt.
  • Bedrijven met een wachtlijst of terugbelnotities die nu niet systematisch worden gebruikt.
  • Praktijken waar no-shows en last-minute afzeggingen een terugkerend probleem zijn.
  • Balies die tijdens drukte niet toekomen aan het opvullen van uitval.

Het probleem

Het dagelijkse probleem dat dit oplost

  • Iemand zegt 's ochtends af; dat gat in de agenda blijft de hele dag leeg.
  • Er is een wachtlijst, maar die actief nabellen schiet er altijd bij in.
  • No-shows kosten geld en zijn met een simpele herinnering vaak te voorkomen.
  • Het overzicht van vrije en volgeboekte momenten leeft in iemands hoofd, niet in een systeem.

Wat het doet

Wat SchedulerFlow voorbereidt of automatiseert

Alles hieronder is voorbereidend werk. Het systeem zet klaar; een medewerker beslist en verstuurt.

  • Vrijgekomen momenten in de agenda direct signaleren.
  • Gericht mensen van de wachtlijst benaderen die bij dat moment en die behandeling passen.
  • Herinneringen klaarzetten of versturen op vaste momenten voor de afspraak.
  • Bevestigingen verwerken en de agenda bijwerken.
  • Terugkerende afspraken voorstellen aan klanten die daar baat bij hebben.

Het proces

Het proces, stap voor stap

Elke stap is gemarkeerd: automatisch voorbereid, of een moment waarop een mens beslist of controleert.

AutomatischMenselijke controle

  1. Agenda en regels instellen

    Menselijke controle

    De praktijk legt vast welke behandelingen er zijn, hoe lang ze duren en hoe de wachtlijst werkt.

  2. Uitval signaleren

    Automatisch

    Bij een annulering markeert het systeem het vrijgekomen moment direct.

  3. Wachtlijst matchen

    Automatisch

    Het systeem zoekt op de wachtlijst naar iemand voor wie dit moment en deze behandeling passen.

  4. Aanbod klaarzetten

    Automatisch

    Er wordt een bericht opgesteld dat het vrije moment aanbiedt; de praktijk kan dit automatisch laten versturen of eerst laten controleren.

  5. Reactie verwerken

    Automatisch

    Reageert de klant positief, dan zet het systeem de afspraak klaar en werkt het de agenda bij.

  6. Afspraak bevestigen

    Menselijke controle

    Een medewerker bevestigt de afspraak en de wijziging in de agenda.

  7. Herinnering

    Automatisch

    Voor elke afspraak zet het systeem een herinnering klaar op het ingestelde moment.

Menselijke controle

Wat altijd een mens doet

  • De inhoud van elke behandeling en elk advies daarover.
  • Het bevestigen van afspraken en wijzigingen in de agenda.
  • De keuze wie van de wachtlijst voorrang krijgt bij bijzondere gevallen.
  • De toon en frequentie van berichten naar klanten.
  • Beslissingen over annuleringskosten of uitzonderingen.

Koppelingen

Benodigde toekomstige koppelingen

SchedulerFlow vervangt geen bestaande software. Het sluit aan op wat een organisatie al gebruikt. Welke koppelingen nodig zijn, hangt af van de situatie en wordt in een pilot bepaald.

  • De agenda- of afsprakensoftware van de praktijk.
  • Een kanaal voor herinneringen en aanbiedingen: sms, e-mail of WhatsApp.
  • Optioneel: het klant- of patiëntsysteem voor wachtlijst en historie.
  • Optioneel: een online-boekingsmodule voor zelf inplannen.

Privacy & veiligheid

Privacy- en veiligheidsgrenzen

  • Klantgegevens worden alleen gebruikt voor het plannen en herinneren van afspraken.
  • Bij praktijken in de zorg worden gezondheidsgegevens niet in berichten verwerkt; een herinnering noemt geen behandelinhoud.
  • Berichten worden niet langer bewaard dan nodig voor de planning; termijnen worden per praktijk vastgelegd.
  • Er worden geen klantgegevens gebruikt om modellen van derden te trainen.
  • Klanten kunnen zich afmelden voor berichten die geen directe afspraakbevestiging zijn.

Begeleide pilot

Hoe een begeleide pilot verloopt

Prijslogica: u betaalt op basis van een vooraf afgegeven urenraming, per fase goedgekeurd. Lopende kosten van koppelingen worden apart benoemd. Zonder uw schriftelijk akkoord geen kosten.

AutomatischMenselijke controle

  1. Kennismaking en afbakening

    Menselijke controle

    We bespreken één concreet proces, welke systemen u gebruikt en wat er buiten de pilot valt.

  2. Demonstratie met synthetische gegevens

    Automatisch

    U ziet de keten werken op verzonnen gegevens van een fictieve organisatie in uw branche. Er worden geen gegevens van u gebruikt.

  3. Urenraming en akkoord

    Menselijke controle

    U ontvangt vooraf een schriftelijke urenraming en de lopende kosten van koppelingen. Pas na uw akkoord begint het werk.

  4. Inrichting en verwerkersovereenkomst

    Menselijke controle

    Koppelingen worden ingericht nadat de verwerkersovereenkomst is getekend. Elke uitgaande actie wacht op goedkeuring door uw medewerker.

  5. Begeleide pilot

    Automatisch

    Het systeem bereidt voor, uw medewerker beslist. Wij volgen mee en passen regels aan waar dat nodig is.

  6. Evaluatie en besluit

    Menselijke controle

    Samen beoordelen we wat werkt en wat niet. U besluit of u doorgaat, aanpast of stopt.

Wat is aangetoond

Intern end-to-end getest met realistische testgegevens. Een medewerker keurt elke uitgaande stap goed.

Wat nog niet is aangetoond

Inzet bij een betalende klant. Daarom geen klantcases en geen resultaatcijfers op deze pagina.

Status

Huidige status: begeleide pilot

SchedulerFlow is binnen REZA end-to-end getest met realistische testgegevens, met een medewerker die elke stap goedkeurt. Bij een betalende klant draait het nog niet. Daarom leveren we SchedulerFlow nu als begeleide pilot: kleinschalig, met vooraf afgesproken scope, urenraming en stopmoment. Er zijn geen klantresultaten om te delen.

Pilot

Meedenken als pilotpartner

We starten SchedulerFlow bij één organisatie tegelijk, zodat we de pilot zelf kunnen begeleiden. In een kennismaking kijken we eerst of uw proces geschikt is.

Plan een kennismaking over een pilot →← Alle AI Solutions

Veelgestelde vragen

Veelgestelde vragen

Stuurt SchedulerFlow zelf berichten naar klanten?
Dat kunt u instellen. Voor standaardsituaties (een herinnering, een vrij moment aanbieden) kan het automatisch, met vaste teksten. U kunt ook kiezen dat elk bericht eerst wordt gecontroleerd.
Bepaalt het systeem wie van de wachtlijst voorrang krijgt?
Het systeem stelt een passende kandidaat voor op basis van behandeling en beschikbaarheid. Bij bijzondere gevallen, zoals urgentie of een vaste klant, beslist een medewerker.
Werkt dit in een zorgpraktijk met medische gegevens?
Ja, met een strikte grens: herinneringen en aanbiedingen bevatten geen behandelinhoud. Het systeem plant en herinnert; het verwerkt geen medische informatie in berichten.
Wat is de status van SchedulerFlow?
Leverbaar als begeleide pilot. SchedulerFlow is binnen REZA end-to-end getest met realistische testgegevens, met een medewerker die elke stap goedkeurt. Bij een betalende klant draait het nog niet; een eerste implementatie verloopt daarom als begeleide pilot met vooraf afgesproken scope en urenraming.
Deze pagina beschrijft een REZA AI Solutions-product dat als begeleide pilot wordt geleverd. Scope, prijs en voorwaarden worden per organisatie schriftelijk vastgelegd. Dit is geen juridisch advies voor uw situatie. REZA Legal is geen advocatenkantoor.